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Manual Administrativo
Uso del sistema para administracion y operacion institucional.
Manual Administrativo y Operativo
1. Perfil objetivo
Este manual esta dirigido a:
- administrador del sistema
- directivos
- personal institucional con acceso de gestion
2. Objetivos operativos
Con este sistema administracion puede:
- organizar la estructura academica
- registrar y administrar usuarios
- controlar matriculas
- supervisar asistencia y calificaciones
- publicar anuncios
- revisar pagos
- atender expedientes
- revisar reportes
- gestionar configuraciones y seguridad
3. Acceso inicial recomendado
Al ingresar por primera vez:
- Verificar datos de la institucion.
- Verificar anio academico activo.
- Revisar roles y usuarios.
- Revisar grados, secciones y materias.
- Revisar asignaciones docentes.
- Revisar configuracion de pagos y pasarelas si aplica.
4. Modulos administrativos principales
Usuarios
Permite:
- crear usuarios
- activar o desactivar
- asociar roles
- gestionar credenciales
- crear administradores directos por documento
Estudiantes, docentes y padres
Permite:
- registrar personas
- vincular datos academicos
- relacionar padres con estudiantes
- mantener perfiles activos
Grados, secciones, materias y malla
Permite:
- configurar estructura academica
- definir materias
- construir malla curricular
- manejar perfiles curriculares y especialidades
Asignaciones y horarios
Permite:
- relacionar docentes con materias y secciones
- construir horarios
- revisar cruces
Matriculas
Permite:
- registrar matriculas
- definir modalidad y tipo
- auditar cambios
- procesar solicitudes virtuales
Calificaciones y escalas
Permite:
- trabajar con escalas configurables
- registrar evaluaciones
- revisar resultados
- generar documentos y reportes
Asistencia
Permite:
- revisar asistencia academica
- revisar autoregistros
- trabajar con asistencia por diferentes metodos
Pagos
Permite:
- registrar obligaciones
- marcar pagos
- validar comprobantes
- enviar avisos de deuda
Reportes y documentos
Permite:
- reportes administrativos
- exportaciones
- boletines
- certificados
- nominas y salidas relacionadas a SIAGIE
Comunicacion
Permite:
- publicar anuncios
- revisar mensajes de contacto
- supervisar foro publico
- usar chat y notificaciones
Sistema
Permite:
- configurar el sistema
- gestionar permisos de modulos
- revisar logs
- revisar IPs bloqueadas
- administrar paginas legales
- generar copias de seguridad
5. Flujo operativo sugerido por inicio de anio
- Definir o activar anio academico.
- Configurar institucion y escalas.
- Revisar grados, secciones y materias.
- Cargar o revisar docentes.
- Generar asignaciones.
- Configurar horarios.
- Registrar o importar estudiantes.
- Vincular padres.
- Registrar matriculas.
- Validar acceso de usuarios.
6. Flujo operativo sugerido durante el anio
Diario
- revisar expedientes
- revisar mensajes de contacto
- revisar pagos pendientes
- revisar incidencias de acceso o soporte
Semanal
- revisar asistencia
- revisar avance de calificaciones
- revisar anuncios y calendario
- revisar logs o bloqueos
Mensual
- emitir reportes
- validar respaldos
- revisar configuraciones de pasarelas y correo
7. Buenas practicas operativas
- no compartir credenciales
- cambiar contrasenas iniciales
- mantener actualizados usuarios inactivos
- auditar permisos por rol
- revisar periodicamente pagos y expedientes
- validar cargas masivas en entorno controlado
8. Errores comunes a evitar
- crear usuarios sin verificar el rol
- matricular sin anio academico activo
- registrar pagos sin conceptos claros
- editar configuraciones sin respaldo
- exponer recursos publicos sin revisar nivel de acceso