Guia Funcional Completa

Guia Funcional Completa del Sistema

1. Objetivo de esta guia

Esta guia resume el funcionamiento integral del sistema desde una perspectiva operativa. Su finalidad es explicar:

• que hace cada modulo
• que ve cada tipo de usuario
• que ocurre cuando se hace clic en cada zona principal
• como se relacionan los flujos publicos, academicos, administrativos y especiales

2. Estructura general del sistema

El sistema se organiza en tres grandes capas:

1. Portal publico
2. Sistema interno autenticado
3. Modulos especiales institucionales

2.1 Portal publico

Esta capa esta orientada a visitantes, estudiantes, padres y usuarios externos que aun no inician sesion.

Permite:

• ver informacion institucional
• revisar anuncios
• acceder a recursos publicos
• contactar con la institucion
• consultar documentacion
• acceder a paginas legales
• iniciar sesion

2.2 Sistema interno autenticado

Esta capa concentra la operacion diaria del colegio para:

• administracion
• directivos
• docentes
• estudiantes
• padres o tutores
• personal de soporte o areas internas

2.3 Modulos especiales

Son subsistemas o flujos con logica propia:

• mesa de partes
• asistencia publica
• foro
• biblioteca con IA
• kiosko escolar
• documentos academicos

3. Portal publico

Ruta principal: publico/index.php

Cuando el usuario entra al portal publico, ve la portada institucional y varias secciones internas.

3.1 Encabezado superior

El encabezado muestra:

• logo institucional
• nombre de la institucion
• menu principal
• boton de ingreso

3.2 Que hace cada opcion del menu

#### Inicio

Cuando se hace clic en Inicio:

• la pagina se posiciona en el bloque principal del portal
• se muestra la bienvenida institucional
• se destacan accesos y mensajes clave

#### Nosotros

Cuando se hace clic en Nosotros:

• la pagina baja a la seccion institucional
• se muestran mision, vision, historia, filosofia, cultura y mensaje institucional

#### Anuncios

Cuando se hace clic en Anuncios:

• la pagina baja al bloque de anuncios vigentes
• el usuario puede revisar publicaciones institucionales visibles al publico

#### Recursos

Cuando se hace clic en Recursos:

• la pagina baja a la seccion de recursos publicos
• se muestran materiales o publicaciones disponibles desde biblioteca publica

#### Contacto

Cuando se hace clic en Contacto:

• la pagina baja al formulario de contacto
• el usuario puede ver direccion, telefono, correo y otros datos
• puede enviar un mensaje institucional

#### Ingresar

Cuando se hace clic en Ingresar:

• el sistema abre login.php
• el usuario pasa del portal publico al flujo de autenticacion

3.3 Seccion principal del portal

La portada concentra:

• identidad visual
• mensaje institucional
• accesos destacados
• carruseles o banners
• informacion relevante

Dependiendo de la configuracion, tambien puede mostrar:

• mision y vision
• contadores o indicadores
• recursos visibles
• informacion de contacto

3.4 Recursos publicos

Cuando el usuario hace clic en un recurso:

• se abre su detalle o vista publica
• puede visualizar o descargar el material segun el tipo configurado

3.5 Footer del portal

El footer contiene cuatro grupos funcionales:

• legal
• acceso
• documentacion
• contacto

Cuando se hace clic en sus enlaces:

• Politica de Privacidad: abre la pagina legal correspondiente
• Terminos de Uso: abre los terminos del sistema
• Politica de Reembolsos: abre la politica financiera o comercial
• Libro de Reclamaciones: abre el formulario legal de reclamos
• Centro de Documentacion: abre el visor publico de documentacion
• Manual Administrativo: abre el manual para administracion
• Manual Docente: abre el manual para docentes
• Manual Usuario Final: abre la guia para estudiantes, padres y portal publico
• Soporte Tecnico: abre la guia operativa tecnica
• Guia Funcional: abre este documento

4. Acceso, autenticacion y cuenta

Rutas relacionadas:

• login.php
• logout.php
• recuperar-password.php
• restablecer-password.php
• cambiar-password.php
• perfil.php
• configuracion_usuario.php

4.1 Login

Cuando el usuario entra a login.php:

• escribe sus credenciales
• el sistema valida usuario, contrasena, estado y permisos
• segun el rol, redirige al panel correspondiente

4.2 Recuperacion de contrasena

Cuando el usuario hace clic en recuperar contrasena:

• inicia el flujo de restablecimiento
• recibe o usa un mecanismo para crear una nueva clave

4.3 Cambio de contrasena

Cuando el sistema obliga el cambio:

• el usuario debe registrar una nueva contrasena
• se refuerza la seguridad del acceso inicial

4.4 Perfil

Cuando se hace clic en Perfil:

• se muestran datos personales y de cuenta
• el usuario puede actualizar informacion permitida

4.5 Configuracion de usuario

Cuando se hace clic en Configuracion:

• se muestran preferencias del usuario
• pueden existir ajustes personales, visuales o de seguridad

5. Dashboard o panel principal

Ruta: dashboard.php

Despues de iniciar sesion, el usuario llega al dashboard.

Su funcion es centralizar:

• accesos rapidos
• alertas
• pendientes
• resumen de actividad
• entrada a modulos

5.1 Que pasa al hacer clic en una tarjeta del dashboard

Cuando se hace clic en una tarjeta:

• el sistema abre el modulo vinculado
• el usuario entra directamente a la tarea operativa correspondiente

Por ejemplo:

• aula virtual
• biblioteca
• notificaciones
• pagos
• asistencia
• calificaciones
• matricula
• mesa de partes

6. Funcionamiento por roles

6.1 Administracion y directivos

La administracion usa el sistema para:

• configurar la institucion
• registrar y administrar usuarios
• controlar matriculas
• supervisar asistencia
• revisar calificaciones
• validar pagos
• emitir reportes
• atender expedientes
• revisar seguridad y configuracion

Modulos tipicos de administracion

• usuarios
• estudiantes
• docentes
• padres
• grados
• secciones
• materias
• malla curricular
• asignaciones
• horarios
• escalas de calificacion
• matriculas
• pagos
• reportes
• mesa de partes
• configuracion general

6.2 Docentes

El docente usa el sistema para:

• revisar sus aulas
• publicar materiales
• asignar tareas
• calificar entregas
• programar evaluaciones
• registrar asistencia
• usar biblioteca
• comunicarse por chat

6.3 Estudiantes

El estudiante usa el sistema para:

• ingresar a sus aulas
• revisar tareas
• entregar actividades
• rendir evaluaciones
• consultar asistencia
• revisar notas
• ver horario
• consultar pagos
• usar mesa de partes
• recibir notificaciones

6.4 Padres o tutores

El padre o tutor usa el sistema para:

• seguir informacion del estudiante
• revisar estados academicos o financieros
• consultar comunicacion institucional
• usar algunos flujos formales si tiene permisos

7. Aula virtual

Rutas:

• aula/index.php
• aula/aula.php?id=...

7.1 Listado de aulas

Cuando el usuario entra a aula/index.php:

• ve sus aulas asignadas
• cada tarjeta representa una clase o curso
• si es estudiante, puede ver tareas pendientes
• si es docente, puede ver entregas pendientes por calificar

7.2 Ingreso a un aula

Cuando se hace clic en una tarjeta de aula:

• se abre el detalle del aula
• se carga la informacion del curso, seccion y contenido relacionado

7.3 Menu interno del aula

Dentro del aula existe una navegacion lateral.

#### Materiales

Cuando se hace clic en Materiales:

• se muestran secciones del curso
• se listan archivos, enlaces, textos o recursos del docente

#### Tareas

Cuando se hace clic en Tareas:

• el estudiante ve tareas publicadas, fechas de entrega e instrucciones
• el docente ve la lista de tareas, cantidad de entregas y pendientes por calificar

Acciones posibles:

• publicar tarea
• editar tarea
• entregar tarea
• reemplazar entrega segun reglas
• calificar entrega
• enviar retroalimentacion

#### Foros

Cuando se hace clic en Foros:

• se listan temas de discusion del aula
• el usuario puede entrar a un tema y responder si esta permitido

Acciones posibles:

• crear foro
• abrir o cerrar foro
• responder
• administrar tiempos de apertura y cierre

#### Evaluaciones

Cuando se hace clic en Evaluaciones:

• el estudiante ve evaluaciones disponibles
• el docente ve evaluaciones creadas, intentos y respuestas

Acciones posibles:

• crear evaluacion
• editar evaluacion
• iniciar evaluacion
• responder evaluacion
• revisar intentos
• reasignar oportunidad al estudiante

#### Videoclases

Cuando se hace clic en Videoclases:

• se listan sesiones programadas
• el usuario puede entrar al enlace de la plataforma correspondiente

#### Lista de alumnos

Cuando se hace clic en Lista de Alumnos:

• el docente o administrador ve la relacion de estudiantes matriculados en el aula

#### Biblioteca

Cuando se hace clic en Biblioteca dentro del aula:

• se redirige al modulo general de biblioteca

#### Chat

Cuando se hace clic en Chat dentro del aula:

• se redirige al modulo general de mensajeria

8. Biblioteca

Carpeta funcional: biblioteca/

La biblioteca es un repositorio de recursos digitales.

8.1 Que puede hacer el usuario

• ver categorias
• filtrar recursos
• abrir recursos
• descargar archivos
• consultar materiales institucionales

8.2 Acciones segun permisos

Si el usuario tiene permisos superiores, tambien puede:

• subir recursos
• clasificar por categorias
• gestionar colecciones
• generar contenido asistido por IA

8.3 Que pasa al hacer clic en un recurso

• se abre la ficha del recurso
• el sistema muestra detalle, vista o descarga

9. Chat y notificaciones

Rutas:

• chat/
• notificaciones.php

9.1 Chat

Cuando se hace clic en Chat:

• se abre el sistema de mensajeria interna
• el usuario puede revisar conversaciones activas
• puede responder o iniciar comunicacion segun permisos

9.2 Notificaciones

Cuando se hace clic en Notificaciones:

• se muestran avisos automaticos del sistema
• cada notificacion puede dirigir al modulo relacionado

Ejemplos:

• nueva tarea
• entrega calificada
• evaluacion programada
• recordatorio
• mensaje institucional

10. Calendario

Ruta: calendario.php

Cuando se hace clic en Calendario:

• se muestran eventos, actividades o fechas relevantes
• el usuario consulta programacion institucional o academica

11. Matricula

Rutas:

• matricula.php
• seguimiento_matricula.php

11.1 Matricula operativa

Cuando se hace clic en Matricula:

• administracion registra estudiantes en un anio y seccion
• se define modalidad, estado o condiciones academicas

11.2 Seguimiento

Cuando se hace clic en Seguimiento de matricula:

• se revisa el historial o estado del proceso

12. Calificaciones

El modulo de notas esta conectado con evaluaciones, escalas y reportes.

12.1 Para docentes

Cuando el docente entra a calificaciones:

• registra notas
• revisa resultados
• usa escalas configuradas

12.2 Para estudiantes o padres

Cuando un estudiante o padre entra:

• consulta notas registradas
• revisa observaciones o resultados por curso

13. Asistencia

La asistencia existe tanto en el sistema interno como en variantes publicas.

13.1 Asistencia interna

Permite:

• registrar asistencia por aula o asignacion
• revisar historial
• hacer seguimiento por fecha o seccion

13.2 Asistencia publica

Rutas detectadas:

• publico/asistencia.php
• publico/escaner_asistencia.php
• publico/qr_asistencia.php
• publico/rostro_asistencia.php

#### Asistencia por DNI

Cuando se hace clic o se accede a esta vista:

• el usuario puede registrar o consultar asistencia usando documento

#### Escaner QR

Cuando se hace clic en Escaner QR:

• se abre la camara o interfaz de lectura
• el sistema interpreta el codigo QR para registrar asistencia

#### QR

Cuando se hace clic en enlaces de QR:

• el sistema abre el flujo asociado al codigo

#### Rostro

Cuando se hace clic en Rostro:

• se abre el modulo de reconocimiento facial
• se usa camara y reglas institucionales para validar identidad

14. Pagos

El sistema incluye gestion financiera educativa.

Permite:

• revisar deudas
• registrar obligaciones
• validar pagos
• consultar comprobantes
• generar avisos

14.1 Para estudiantes y padres

Cuando hacen clic en pagos:

• ven obligaciones pendientes
• consultan historial
• pueden revisar estado de validacion

14.2 Para tesoreria o administracion

Cuando hacen clic en pagos:

• registran o confirman cobros
• validan comprobantes
• revisan reportes

15. Anuncios

Ruta detectada: anuncios.php

Funcionamiento

Cuando se hace clic en Anuncios:

• se listan publicaciones vigentes
• el usuario revisa novedades institucionales

Si el usuario tiene permisos:

• crea anuncios
• edita publicaciones
• controla visibilidad

16. Mesa de partes

Carpeta funcional: mesa_partes/

Este modulo gestiona tramites institucionales.

16.1 Que puede hacer el solicitante

• crear expediente
• adjuntar informacion
• consultar historial
• revisar estado del tramite

16.2 Que puede hacer administracion o responsables

• revisar expedientes
• derivar por area
• observar
• resolver
• archivar

16.3 Estados funcionales

• recibido
• en_revision
• derivado
• observado
• resuelto
• rechazado
• archivado

16.4 Que pasa al hacer clic en un expediente

• se abre su detalle
• se muestra trazabilidad, historial y estado actual

17. Foro publico

Carpeta funcional: foro/

Sirve como canal de interaccion o soporte abierto.

Cuando se hace clic en:

• Nuevo tema: se registra una nueva consulta o publicacion
• Tema: se abre la conversacion
• Responder: se agrega una respuesta
• Marcar solucion: se identifica respuesta util si esta habilitado
• Cerrar: se concluye el caso

18. Documentos academicos

Ruta detectada: certificado.php

Segun el sistema, tambien existen salidas vinculadas a:

• certificados
• constancias
• boletas
• nominas
• informes
• exportaciones

Cuando se hace clic en generar documento:

• el sistema arma el contenido
• genera el archivo o reporte correspondiente

19. Kiosko escolar

Rutas relacionadas:

• kiosko/
• kiosko_sso.php

Este es un subsistema de operacion comercial escolar.

19.1 Funciones principales

• dashboard
• productos
• categorias
• caja
• ventas
• QR de compra
• monedero
• pasarelas
• boletas
• reportes

19.2 Que pasa al hacer clic en cada zona

#### Productos

• se ve el catalogo disponible

#### Categorias

• se filtran o agrupan productos

#### Caja

• se registra una venta

#### QR de compra

• se usa un flujo rapido de compra o pago

#### Monedero

• se revisa o usa saldo del usuario

#### Reportes

• se consultan ventas, movimientos o resultados operativos

20. Modulos administrativos de gestion institucional

La administracion tiene acceso a modulos estructurales.

20.1 Usuarios

Cuando se hace clic en Usuarios:

• se listan usuarios
• se pueden crear, editar, activar, desactivar o asignar roles

20.2 Estudiantes

Cuando se hace clic en Estudiantes:

• se administra la ficha academica y personal del alumno

20.3 Docentes

Cuando se hace clic en Docentes:

• se registran y administran docentes

20.4 Padres

Cuando se hace clic en Padres:

• se gestionan relaciones entre tutores y estudiantes

20.5 Grados, secciones y materias

Cuando se hace clic en estos modulos:

• se define la estructura academica del colegio

20.6 Malla curricular

Cuando se hace clic en Malla curricular:

• se configura la estructura formativa
• puede apoyarse en logica asistida por IA

20.7 Asignaciones docentes

Cuando se hace clic en Asignaciones:

• se relaciona docente, materia y seccion

20.8 Horarios

Cuando se hace clic en Horarios:

• se programa la distribucion academica por dia, curso o docente

20.9 Escalas y evaluaciones

Cuando se hace clic en escalas o tipos de evaluacion:

• se define el marco de calificacion del sistema

20.10 Sistema y configuracion

Cuando se hace clic en Configuracion:

• se administran parametros institucionales
• correo, visuales, reglas, seguridad o integraciones segun implementacion

20.11 Logs y seguridad

Cuando se hace clic en vistas de logs o seguridad:

• se revisan eventos, actividad y bloqueos

21. Paginas legales y libro de reclamaciones

Rutas:

• publico/pagina_legal.php?slug=privacidad
• publico/pagina_legal.php?slug=terminos
• publico/pagina_legal.php?slug=reembolsos
• publico/libro_reclamaciones.php

Cuando se hace clic:

• se abre la pagina normativa correspondiente
• el libro de reclamaciones abre el formulario legal de atencion

22. Centro de documentacion

Ruta: publico/documentacion.php

22.1 Funcionamiento

Cuando el usuario entra:

• ve un menu lateral con documentos
• ve el contenido del documento activo al centro
• puede regresar al indice o navegar entre manuales

22.2 Que pasa al hacer clic en un documento

• la pagina cambia de documento sin mostrar el nombre tecnico del archivo
• el sistema carga el contenido correspondiente desde docs/

23. Flujo funcional recomendado por tipo de usuario

23.1 Visitante

1. entra al portal publico
2. revisa informacion
3. consulta anuncios o recursos
4. contacta a la institucion o inicia sesion

23.2 Estudiante

1. inicia sesion
2. entra al dashboard
3. revisa notificaciones
4. entra a sus aulas
5. entrega tareas o responde evaluaciones
6. consulta notas, asistencia y pagos

23.3 Docente

1. inicia sesion
2. entra al dashboard
3. revisa aulas asignadas
4. publica materiales o tareas
5. califica entregas
6. revisa asistencia y comunicacion

23.4 Administracion

1. verifica configuracion institucional
2. revisa anio academico activo
3. administra usuarios y roles
4. controla matriculas y asignaciones
5. revisa pagos, expedientes y reportes
6. atiende seguridad, incidencias y configuracion

24. Conclusion

El sistema funciona como una plataforma institucional integral. No solo administra clases, sino que conecta:

• operacion academica
• gestion administrativa
• comunicacion
• atencion institucional
• experiencia del estudiante
• procesos publicos y legales

Por eso cada clic puede pertenecer a uno de estos contextos:

• navegacion informativa
• operacion academica
• control administrativo
• atencion formal
• gestion financiera
• soporte institucional

Esta guia debe usarse como referencia general para capacitacion, acompanamiento funcional y presentacion del sistema a nuevos usuarios.